采购程序

购买超过500美元的商品和服务应遵循以下程序. 购买500美元以下的商品，请参阅 市民银行购卡程序 和 应付账款 进一步说明的网址.

3月31日生效, 2020, 所有采购表格(申请单), 变更单)应以电子方式提交至 purchase@theartguideonline.com. 所有应付帐款相关表格(支票请求), 收到报告, 等)应以电子方式提交至 apayable@theartguideonline.com.

步骤1:采购申请单

采购申请单由部门主管或其他授权人员填写并签署. 请购单和相关证明文件提交给采购部. 在提交采购申请单之前，请确保有足够的采购预算资金. 对于有限的资金，采购申请单也必须由财务主任核准.

所有超过500美元的订单都需要使用采购订单，并且必须在采购申请单上提交, 连同证明文件，如报价或合同, 送交采购部审批 之前 向供应商下订单.  除非在紧急情况下，否则不接受"确认"订单. 请注意, purchases made via a personal payment method submitted for reimbursement are considered Confirming Orders; purchases of equipment (computers, 平板电脑, 家具, 等.)或合同服务不应使用信用卡支付(个人或学院发行), 未经事先批准. 业务运营总监保留拒绝确认订单的权利，并要求提交订单的个人对商品或服务的成本承担个人责任.

步骤2a:购买订单表单

在收到采购申请单后，采购部门准备采购订单. 原来的P.O. 在指定的情况下发送给供应商，并发送两份P.O. 都送到申请部了吗. 粉色的那份要作为部门的永久档案. 黄色副本(收货报告)由部门保留，直到货物收到或服务完成.

步骤2b:年度采购订单

年度采购订单在有限的基础上使用，以消除对同一供应商的重复请求. 根据指定的部门代表的需要，从这些订单中提取供应品或服务, 直接联系供应商.

步骤3a:收到货物或服务后授权付款

所有货物和服务应在收到后立即由授权签收的部门的个人进行审查和/或检查. 如果采购订单上的所有物品都已装运完毕, 在收货签名框中签署采购订单收货副本(黄色副本)并注明日期，并将黄色副本和发票退还给应付账款部.

步骤3b:损坏和短缺

如果发现商品因任何原因不能接受，或者部门希望退货, 立即与采购部联系. 亚盘外围足彩app-apple app store-十大亚盘科技有限公司排行榜将安排提货并将货物退还给供应商.

步骤3c:部分装运

如果已收到原订单的部分交货: 

• 复印采购订单的收货报告
• 圈出收到的每件物品并注明日期.
• 在适用的部分装运箱上签名和日期.
• 将此复印件连同发票一起提交给应付帐款部门. 对后续的部分装运重复此步骤.
• 收到最后一批货时, circle 和 date on the original yellow form the final items received; sign 和 date in the Receiving Signature box 和 submit this original to the 应付账款 Department.

订单金额在5000美元以上

当你考虑花5美元买东西的时候,000或以上的费用, 请在联系供应商之前通知采购部门，以便亚盘外围足彩app-apple app store-十大亚盘科技有限公司排行榜指导您完成投标过程. 采购人员可以为您提供样品招标文件和某些商品的合格供应商名单. 购买金额超过5美元,000, 三(3)书面投标, 在学院承诺购买之前，需要报价和/或建议书. 投标书或建议书的副本必须与采购申请单一起提交给采购部. 对于您认为只有一个合格供应商的订单, 在开始采购或合同续订程序之前，您必须获得业务运营总监在“唯一来源证明表格”上的批准.

所有的提案请求(rfp)都应该通过采购部门进行协调. 如果你准备好了，请联系道格拉斯·马吉特或克里斯蒂娜·约翰逊 开始 这个过程. 该部门将为您提供有关学院RFP程序的模板和额外指导.

改变订单

变更订单用于在采购订单生成并提交给供应商之后对订单进行更改. 应填写以下更改单:

• 取消
• 总价格上涨超过10%
• 在年度订单上增加或解除负担的资金
• 当供应商要求修改采购订单时，数量或个别价格发生变化
• 更改帐号
• 更新供应商信息

如有可能，应随变更单提供证明文件.